Ante la pandemia ocasionada por el COVID-19, muchas empresas han utilizado las herramientas tecnológicas a fin de permitir la operación de equipos virtuales o remotos, lo cual representa que los líderes empresariales impulsen grupos de trabajo con objetivos en específico.
Lo anterior representa trabajar remotamente con un enfoque diferente que si fuera presencialmente en la oficina. Significa nuevas metodologías y técnicas de comunicación para obtener lo mejor del otro, al tiempo que optimizar el desempeño organizacional y personal.
No contar con los colaboradores cerca de forma física puede crear obstáculos para la comunicación, la colaboración, la construcción de relaciones y el intercambio de conocimientos dentro del equipo. Ante ello, la consultoría Hays México brinda algunas recomendaciones para conseguir un equipo remoto alineado y fuerte:
1. Una estrategia interna de comunicación clara
Al administrar trabajadores remotos, es importante establecer los mejores canales de comunicación y mantener comunicación frecuente con el equipo.
Las conversaciones regulares e inclusivas permitirán saber cómo se sienten, qué les preocupa, darles soporte emocional, al igual que comunicar objetivos comunes al tiempo que se establecen las habilidades que cada miembro del equipo para contribuir a alcanzarlos.
Por otro lado, el correo electrónico puede ser una excelente manera de transmitir un mensaje en ciertos casos, por ejemplo, al compartir documentos, videos e imágenes. Sin embargo, el peligro es terminar con un hilo de correos electrónicos interminable, las conversaciones se desvían y el objetivo común se pierde. La forma de combatir esto es mediante la programación de llamadas regulares para tener conversaciones en tiempo real con un objetivo claro.
2. Atender las llamadas siempre que sea posible:
Si resulta difícil encontrar un tiempo de llamada que funcione para todos, se puede usar un asistente de programación automatizado: el software de calendario de correo electrónico puede que integre uno o, alternativamente, como es Doodle.
“Cuando programes llamadas, ten en cuenta las diferencias horarias y mantén las llamadas lo más cerca posible del horario de oficina estándar. Si encuentras que es difícil hacerlo para cada miembro del equipo, gira los horarios para asegurarte de que cada trabajador obtenga su horario de conveniencia”, recomienda Hays.
3. Fomentar el intercambio de conocimientos
Las zonas horarias no serán lo único que variará entre los trabajadores remotos, se debe considerar las diferentes fortalezas y habilidades del equipo e impulsar una cultura de intercambio de conocimientos.
“El hecho de que no estén todos en la misma sala, no significa que no puedas hacer que uno de tus empleados cree un seminario web, un podcast o un PDF sobre un tema especializado. Esto ayudará a unificar a tu equipo y los alentará a apreciar el valor y el propósito del otro”, abunda la consultoría.
4. Ser proactivo:
En una reunión, se puede leer el lenguaje corporal y la expresión facial de las personas para evaluar el estado de ánimo, e identificar y difundir posibles conflictos, tensiones o problemas entre los miembros del equipo. Esto es algo que no puedes hacer en una llamada de audio, así que, cuando sea posible, se debe organizar sesiones grupales de videoconferencia.
Si bien las videollamadas pueden ayudar a mitigar el problema, aún puede ser complicado leer el lenguaje corporal, especialmente cuando se tienen en cuenta aspectos como la calidad y el ángulo de la cámara. Por lo tanto, también se debe prestar especial atención a las voces de las personas, identificando cualquier cambio en el tono, ritmo, cortando así cualquier problema potencial de raíz, puntualiza Hays.
En resumen, unir una fuerza de trabajo remota implica principalmente ser consciente y proactivo sobre las posibles barreras para unirse al equipo. Estas barreras incluyen diferentes zonas horarias y ubicaciones, lo que puede conducir a una falta de comunicación y construcción de relaciones entre el personal.
