Analizamos software administrativo: aspectos clave y ventajas, considerando que puede ayudar a diversos departamentos de la empresa.
Software administrativo: aspectos clave
La contingencia sanitaria orilló a las Pymes y empresas de todos los tamaños a rediseñar sus modelos de negocio para adaptarse a un panorama volátil.
De acuerdo con expertos de EY Parthenon, la tendencia empresarial del año pasado estuvo concentrada en contener la caída de ventas, a través de una eficiencia en el gasto en temas prioritarios y reforzando temas cruciales como el tema de cadena de suministro y comercio digital.
Para lo que resta del 2021, las empresas necesitan crear una estrategia que les permitan hacer los ajustes necesarios y abrir la puerta a inversiones en materia de innovación, tecnología, optimización de procesos y equipamiento, que pasaron de ser una alternativa a una necesidad, señalan expertos.
Empresas y su inversión en tecnología especializada
“Invertir en una plataforma de software administrativo y contable es una jugada inteligente para aquellos negocios que hayan comprendido y valorado la importancia de contar con el estado real de su empresa y con la automatización de procesos para la toma de decisiones que habiliten su crecimiento”, comentó Ana Zaldívar, directora de producto de QuickBooks.
Ventajas
De acuerdo con expertos de QuickBooks, la adopción de soluciones como esta trae consigo las siguientes ventajas para los negocios:
Ahorrar de tiempo y enfoque a resultados
La posibilidad de digitalizar y automatizar algunos procesos, característico de estas herramientas, permite un ahorro de hasta el 75% de tiempo.
Adicional, el uso de software permite programar pagos, enviar y recibir documentos como facturas y cotizaciones, así como tener un registro ordenado de ellos desde un mismo lugar.
Datos recabados por Quickbooks destacan que el uso de su plataforma puede ahorrar a emprendedores y pymeempresarios hasta 240 horas al año en procesos (dos semanas laborales) y evitar la utilización o implementación de cinco sistemas distintos para la generación, almacenamiento y análisis de su información.
Conocer el estado real del negocio
Tener la información del negocio en la nube permite tener acceso en tiempo real y de manera remota. Esta ventaja se ve reflejada en el control total de las finanzas de tu empresa y en la toma de decisiones, orientadas en el crecimiento de las operaciones.
Todo esto sustentado en información de meses pasados, como gastos y así predecir el flujo de efectivo para meses futuros.
“Hoy más que nunca, la información es poder, y las oportunidades de crecimiento van acompañadas de un buen análisis y acceso a los datos de manera inmediata y desde cualquier lugar y dispositivo”, agregó Ana Zaldívar.
Cumplir con las regulaciones locales
Uno de los desafíos que enfrentan los negocios se relaciona con el cumplimiento y declaración de pagos y cobros ante el Sistema de Administración Tributaria (SAT).
Por normativa, este ejercicio debe realizarse al cierre de cada mes y año de manera electrónica, por medio de un formato CDFI 3.3.
Lo anterior exige que los contribuyentes utilicen un software contable que los ayude a generar la documentación necesaria para cumplir con este deber.
“De frente al proceso de tecnificación que están viviendo las Pymes, una tarea crucial radica en considerar como prioridad la incorporación de soluciones especializadas para la administración, de la misma manera que se hace en áreas como marketing”, concluyó Zaldívar.
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