junio 24, 2021 11:45 pm

Digitalizaci贸n documental: el reto para las organizaciones

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Digitalizaci贸n documental: el reto para las organizaciones

Digitalizaci贸n documental: el reto para las organizaciones, as铆 lo considera un reciente estudio independiente encargado por Adobe.

Tecnolog铆a y digitalizaci贸n documental

De acuerdo con expertos en tecnolog铆a, la digitalizaci贸n documental est谩 transformando los esquemas tradicionales empresariales en modelos digitales y sostenibles.

Estas capacidades, a帽os atr谩s, se consideraban pr谩cticas recomendadas; hoy imperan como una necesidad empresarial, tanto para la experiencia del cliente (CX) como para la del empleado (EX).

Algunas de las herramientas clave que supone este 2021 para optimizar los negocios y sus procesos, son los documentos digitales, permitiendo el uso compartido de archivos, firmas electr贸nicas y almacenamiento de informaci贸n en la nube.

Seg煤n The Economist, las organizaciones en 2021 que no inviertan por lo menos 10% en nuevas tecnolog铆as, desaparecer谩n.

Ante este contexto, Adobe encarg贸 a Forrester Consulting realizar el estudio: 鈥淟iderazgo de Pensamiento鈥, en el que tomadores de decisiones TI y empresariales -a cargo del procesamiento de documentos en sus organizaciones- fueron encuestados.

Beneficios de digitalizaci贸n documental

De acuerdo con el estudio mencionado, 47 % de las organizaciones que utilizan exclusivamente procesos de documentos digitales, afirman que estas soluciones les permiten a sus empresas buscar oportunidades y obtener nuevos clientes durante la pandemia.

Los documentos digitales que traen consigo las firmas electr贸nicas, han agilizado los procesos empresariales, pues las organizaciones se han visto obligadas a ofrecer y facilitar el acceso a soluciones 谩giles y sencillas, que posibiliten aceptar cualquier documento de forma electr贸nica a los usuarios, clientes y socios.

De hecho, el 60% de los encuestados afirm贸 que las firmas electr贸nicas son fundamentales para apoyar la recuperaci贸n empresarial de su organizaci贸n.

Flujos de trabajo y digitalizaci贸n

Seg煤n el informe, 鈥渆n comparaci贸n con otras iniciativas de transformaci贸n digital, la digitalizaci贸n de los flujos de trabajo de documentos no necesariamente estaba situada en la parte superior de la lista de prioridades. Sin embargo, la pandemia ha cambiado la forma en que los tomadores de decisiones ven estas herramientas.鈥

Tradicionalmente se han visto los flujos de trabajo digitales como herramientas operativas con el beneficio principal de reducir los costos de impresi贸n y almacenamiento, y ahora los consideran imperativos estrat茅gicos para mantener el negocio en movimiento, refiri贸 el reporte.

Adem谩s, las empresas que no cuentan con procesos de documentos digitales tienen diez veces m谩s clientes en riesgo y hasta dos veces m谩s ingresos en peligro.

El estudio tambi茅n revela que los responsables de la toma de decisiones ven cada vez m谩s los procesos de documentos digitales como facilitadores de una buena CX y EX, indicando que 鈥渆l 40% de los encuestados dice que vinculan una mayor satisfacci贸n del cliente y una mayor productividad de los empleados durante la pandemia con los procesos de documentos digitales, un valor superior al 28 % antes de la emergencia sanitaria”.

La nueva realidad ha demostrado que el incremento en el volumen de los datos, en comparaci贸n con el a帽o anterior es significativo. As铆, se hace cada vez m谩s importante que los empleados y clientes compartan, revisen, firmen y almacenen documentos digitales de forma virtual, sin necesidad de tener copias impresas y protegiendo los contenidos de forma segura en un lugar simplificado y accesible.

Ante este contexto, Dario Llorente, head of LATAM channel sales Adobe, comenta: 鈥渆stamos fortaleciendo herramientas dise帽adas para optimizar la fuerza laboral remota y las operaciones de los negocios, como Adobe Document Cloud, que gracias a su nube de 煤ltima generaci贸n es capaz de almacenar todo tipo de informaci贸n y de gestionar los documentos digitales desde cualquier lugar y dispositivo 24/7鈥欌.

Y a帽adi贸: “en mayo (2021), en asociaci贸n con Forrester, realizaremos un webinar exclusivo para todos los pa铆ses de Suram茅rica y Centroam茅rica, en el que revelaremos las cifras m谩s interesantes de este estudio y explicaremos que, a pesar de la incertidumbre econ贸mica mundial, sin duda, la expansi贸n de los procesos de documentos digitales continuar谩.

“De hecho, uno de cada dos encuestados afirma que su organizaci贸n tiene planificado implementar o ampliar el uso de estas soluciones en los pr贸ximos 12 meses y aumentar el gasto en 55%鈥欌, concluy贸.

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