¿Cómo eficientar teletrabajo ante COVID-19? Fue una de las primeras preguntas que se hizo Eva Codina Sanuy, líder de un equipo de desarrolladores y propietarios de producto. Ante ello, busco disminuir el impacto negativo y conseguir el máximo valor simultáneamente.
De acuerdo con Sanuy, el hecho de estar trabajando con una herramienta colaborativa como Microsoft Teams de Office 365 y utilizar un framework de Scrum, reforzó su confianza, con lo que estaba segura de que los productos que ya estaban en fase de desarrollo se adaptarían a la nueva situación rápidamente.
En este caso, su preocupación más importante era que en el desarrollo de los productos, las dinámicas llamadas inceptions, que son una serie de reuniones que se realizan siempre de forma presencial, orientadas a alinear las expectativas de todas las personas involucradas en el producto hacia un mismo objetivo no tuvieran el mismo resultado.
En ese sentido, se planteó una situación que podía impactar negativamente, por lo que “tuvimos claro que teníamos que poner el foco en pensar cómo adaptar este tipo de sesiones. Para ello teníamos claramente identificados los puntos clave que debíamos reforzar”, asegura.
Ante esta coyuntura pudo descubrir la solución considerando diversos aspectos.
Recomendaciones para reuniones en el teletrabajo
Presencialidad
Necesitábamos mantener la cercanía y ganarnos la confianza de los nuevos stakeholders, como personas involucradas en el producto. Para ello dispusimos de la herramienta de video-llamada Teams. Siempre con la cámara encendida y pidiendo al inicio de cada reunión que los asistentes la activasen (aunque en ocasiones se recomiende no hacer uso de la cámara para evitar la sobresaturación de las redes), recomienda Sanuy.
Soporte visual
Cuando hacemos las sesiones presenciales teníamos post-its y dibujos pintados por todas las paredes que nos lo permiten, así que estaba claro que necesitábamos disponer de un soporte visual e interactivo durante la reunión para facilitar la misma, afirma.
Y agrega: “tengo que decir que tuvimos solo un día de margen para adaptarnos antes de la primera sesión de Inception, en la que utilizamos la combinatoria de “Excel + compartir pantalla”. Ese fue nuestro MVP (Minimum Viable Product) visual, una vez más aplicando principios Agile. Actualmente, y después de varias interaciones, hemos mejorado.
Escucha activa
Está claro que la escucha activa se pone a prueba en una reunión por video-llamada, donde si habla más de una persona a la vez la calidad de la escucha se reduce exponencialmente. Lo importante es no hacer monólogos, ir pidiendo feedback más a menudo de lo que lo haríamos en una reunión presencial y evitar las pausas, recomienda.
“Aunque tampoco nos tiene que dar miedo el silencio, a veces necesario para que alguien arranque a hablar y comparta sus pensamientos.”
Después de estas semanas de confinamiento, la experiencia a nivel personal y profesional está siendo sorprendentemente gratificante. Aunque parezca mentira, pese al ‘distanciamiento’, el equipo está más unido que nunca, explica la especialista.
Nos hemos conocido más, hemos conocido a las respectivas familias, a las mascotas de nuestros compañeros, hemos ‘entrado’ en casa de todos, hemos compartido risas y preocupaciones; cosas que en la oficina no sueles hacer de manera grupal, finaliza.
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