¿Cómo eficientar reuniones virtuales y trabajo remoto en empresas?

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Teletrabajo

Según el informe sobre el estado del Teletrabajo en América Latina y el Caribe- 2018, en México existen 2 millones de trabajadores remotos y se prevé que esta tendencia aumente debido a fenómenos como el coronavirus que ha orillado a las empresas a implementar este esquema.

Empresas como Chevron, Microsoft y Twitter han sido pioneros en la adopción del modelo para colaboradores remotos.

En ese sentido, Opinno, compañía que brinda metodologías diseñadas por emprendedores, indicó que las empresas mejor preparadas para el teletrabajo son las que tienen un protocolo propio; han formado a sus equipos y tienen coaches especializados para ayudar los equipos a teletrabajar.

Por lo anterior, la empresa dio a conocer una serie de directrices para eficientar este modelo de trabajo.

Decálogo para el trabajo remoto

1. Definir claramente los objetivos de negocio a alcanzar en el medio plazo (1-4 meses) por la organización y por cada área o departamento.

2. Reconfigurar los grupos de trabajo en equipos de entre 5 y 10 personas.

3. Asignar los roles adecuados dentro de los equipos.

4. Definir la duración del sprint (intervalo durante el cual se crea un incremento de producto potencialmente entregable) remoto, entre 1 y 4 semanas.

5. Traducir los objetivos de negocio en metas alcanzables y accionables en un sprint.

6. Establecer las métricas que permitan visibilizar el aporte de valor de cada sprint.

7. Asegurar la comunicación constante entre los miembros del equipo y los distintos roles.

8. Asegurar que el equipo cuenta con todas las herramientas necesarias y una conexión adecuada y segura.

9. Actuar de forma rápida ante los riesgos identificados y asegurar el desbloqueo continuo de problemas y dependencias.

10. Adoptar una mentalidad de mejora continua de las formas de trabajo.

Desde su perspectiva, Beatriz Ferreira, directora general de Opinno Latam, señala que “en situaciones como la que estamos viviendo actualmente en lo referente a la pandemia mundial, una de las metas más importantes es proteger y asegurar el bienestar de todo el equipo, sus familiares y clientes mediante el uso de metodologías ágiles, las cuales tienen la capacidad de hacer sumamente eficaces a equipos remotos, ganando productividad con el concepto de trabajo deslocalizado”.

Otro de los elementos esenciales para el fortalecimiento de los integrantes de un equipo para terminar un proyecto en esta época de teletrabajo son las reuniones virtuales, cuyo objetivo principal es impulsar la productividad.

Por lo anterior, Opinno dio a conocer una serie de sugerencias que han recopilado a través de su experiencia con el teletrabajo.

Eficacia en reuniones virtuales

• Activar la cámara web da un aporte extra de seriedad y concentración a los participantes de la reunión.

• Silenciar el micrófono mientras los participantes no están hablando ayuda a que la persona que está hablando no pierda las ideas que está explicando y evitar sonidos molestos interrumpan.

• Asignar un rol de moderador de la reunión que se encargue de asegurar la correcta participación durante la reunión virtual.

• Crear minutas de cada reunión virtual para dejar constancia de todos los temas tratados durante la misma.

Mantener concentración y productividad

• Programar alarmas para fijar diferentes descansos en la jornada de trabajo ayuda a mantener altos períodos de concentración.

• Disponer de herramientas y espacios de trabajo adecuados favorece la eficiencia en la ejecución de tareas.

• Buscar un lugar en donde las distracciones sean las menores posibles para no interrumpir la concentración.

El trabajo remoto es la mejor opción para combatir la expansión del coronavirus (COVID-19) con un mínimo impacto en la actividad de las empresas y evitar impactos en las negociaciones paralizadas, eventos y reuniones suspendidas, viajes de negocios cancelados, cambio forzado del lugar de trabajo, y muchas otras situaciones que pueden afectar directamente al flujo habitual de trabajo, destaca la compañía Opinno.